電話対応はこれだ! ビジネスマナーを身につけよう

皆さんは今までに、電話口での対応が原因で相手と揉めたり、何か問題を起こした経験、ありますか?
「たかが電話口での対応で……」と思う人もいるかもしれませんが、ビジネスでは電話で出た人は、会社の顔となるとも言われています。
そのため、しっかりとした対応が求められることが多いですよね。
今日は、そんなビジネスマナーとも言える、電話対応について、どのようなことをすべきか、見ていきたいと思います。

以前、勝手にランキングでは、
電話のビジネスマナーって難しい? 自信がない人は○%もいた
という記事をご紹介させて頂きました。

その中で、〈あなたの会社には、電話対応のマニュアルなどありますか〉という質問をさせて頂いたのですが、その際「ある」という回答は僅か16.7%でした。
他の割合を見てみると、「ない」が59.7%となっており、「分からない・覚えていない」は23.6%とどちらも「はい」より多いことが分かります。

「分からない・覚えていない」という回答がこれだけあると、やや不安になってきますよね。
ご自身がマニュアルの有無を知らないだけかもしれませんが、もしマニュアルがあった場合、ご自身がミスをした時に「マニュアルがあるのに何故誤ったのか」と問いただされることもありえますよね。

そのため、ここで一度、皆さんで電話対応方法を見ていきたいと思います。

受話器をとる前に……

普段から電話対応をしていない人は、電話が鳴った際に、「相手を待たせてはいけない!」と焦り、すぐに受話器をとってしまったりするのではないでしょうか。
しかしここで、一度冷静に考えてみてください。
もしも、社内に不在な相手にかかってきた電話であり、「折り返しこの番号に電話をかけてほしい」や、少し長めの伝言を頼まれたさい、あなたは覚えることが出来ますか?
中には、記憶力が良く一言一句覚えられる人もいるかもしれませんが、多くの方は覚えることが困難ではないでしょうか。
その為、まずはメモとペンを用意するようにしましょう。
そして、相手に言われた事をメモとして残すようにするのが良いと言われています。

choco

三度の飯より、甘いもの。チョコレートをこよなく愛すライター。
チョコレート風呂に頭から浸かるのが夢。